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Comment choisir un bon outil de gestion et de production comptable ?

Publié le : 07/04/2021 à 13:32:02

Le choix d’un outil de gestion et/ou de production comptable est très structurant. Nous rencontrons encore trop souvent des entreprises qui possèdent des solutions mal choisies et/ou mal utilisées. Pour ne pas tomber dans ce travers il est impératif de bien s’entourer et de prendre le temps nécessaire à chaque étape.

La question que doit se poser une entreprise avant d’acquérir un outil de gestion et de production comptable est la suivante : quels sont nos besoins actuels et futurs par rapport à notre périmètre d’activité ?

La première étape consistera à réaliser un diagnostic de l’état du système d’information comptable de la société :

  • Quel est son degré de maturité par rapport à la digitalisation ? Les documents sont-ils généralement dématérialisés ou est-ce que tout est en papier ?-

  • A-t-elle déjà recours à des outils numériques ? Quel est leur degré d’interopérabilité ?

  • Comment se déroulent les échanges d’informations entre les différentes parties prenantes (salariés, clients, fournisseurs, expert-comptable, associés, etc.) ?

  • Qu’est ce qui peut être amélioré ?

La connaissance précise des outils et process de l’entreprise avant la mise en place d’un logiciel va permettre de déterminer les manques et les besoins à combler en évitant au maximum la redondance et en favorisant les synergies.

La deuxième étape, la recherche d’outil, nécessite de réaliser un benchmarking des solutions existantes sur le marché.

Comme l’outil universel n’existe pas, il convient d’être bien accompagné dans la démarche, notamment par un expert sur l’utilisation de ces logiciels. Tous les outils ne sont pas adaptés à toutes les entités, il est important de trouver la solution optimale à son activité en termes de périmètre fonctionnels, de coûts et de complexité à mettre en œuvre.

Pour simplifier la comparaison, il est recommandé d’établir au préalable une grille de comparaison recensant les principaux critères que vous aurez préalablement identifiés. Citons par exemple :

Des critères techniques :

  • Est-il possible de créer sa propre codification ?

  • Peut-on récupérer automatiquement des flux bancaires, factures ou autres ?

  • Les états d’édition sont-ils personnalisables ?

  • Une gestion des droits par profils est-elle existante pour organiser une séparation des tâches telle que je souhaite la mettre en place ?

  • Est-il facile de migrer vers ou depuis cette solution ?

Des critères financiers :

  • Quel est la politique commerciale de l’éditeur ? (Saas, vente de licences, abonnement mensuel ou annuel ? etc.)

  • Quel serait le coût du produit ?

  • Existe-t-il des coûts associés ? (Achats de serveurs, obligation de souscrire des services complémentaires pour l’utiliser ?)

Des critères plus généraux mais néanmoins tout aussi importants :

  • L’éditeur de la solution est-il fiable ? Sa société est-elle solide ? (Ne va-t-elle pas disparaitre du jour au lendemain et son produit avec ?)

  • Son produit est-il reconnu ? Est-il conforme avec les réglementations en vigueur ?

Choisir son outil c’est s’assurer de son adéquation aux besoins identifiés mais aussi, se projeter sur l’articulation qui sera mise en place autour.

Il faudra conceptualiser les changements organisationnels qui vont être induit en se demandant comment va se structurer l’entreprise autour de ce logiciel :

  • Qui l’alimentera en données ? Comment ? Quand ?

  • Qui se servira des informations qui y seront intégrées ? Comment ? Quand ?

  • Qui assurera sa maintenance et son administration ?Grâce à sa vision à 360° de l’entreprise, l’expert-comptable est en mesure de proposer un accompagnement pertinent dans les différentes étapes du choix d’un outil.

Chez Dafinity, en plus de notre expertise dans le domaine des systèmes d’information, nous maîtrisons un panel d’outils de gestion et de production comptable que nous utilisons en fonctions des besoins de nos clients.

Dès le début de notre collaboration, nous analysons systématiquement leur fonctionnement et nous sommes ensuite en mesure de leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins et à notre métier.

Nous restons en permanence en veille sur de nouvelles solutions ou sur des nouveautés technologiques afin de proposer des améliorations à nos clients pour fluidifier et simplifier davantage la gestion de leurs données comptables.

Si vous avez une question sur un outil de gestion et/ou de production comptable ou si vous souhaitez être accompagné dans votre démarche, n’hésitez pas à nous contacter.