< Retour

Quel est l’intérêt du RPA ?

Publié le : 28/10/2020 à 13:30:25

Le RPA (Robotic Process Automatisation) est une technologie qui permet de digitaliser et d’automatiser un certain nombre de tâches qui sont réalisées manuellement. Il permet de réduire les coûts, les erreurs et de produire plus rapidement des KPI & tableaux de bord, financiers notamment.

Dans la pratique avant de déployer une approche RPA chez Dafinity, nous réalisons un état des lieux du mode de fonctionnement de l’entreprise, puis nous proposons un mode d’organisation qui va permettre de réduire le nombre de tâches manuelles.

La mise en œuvre nécessite un temps de paramétrage des outils, suivi d’une période d’apprentissage d’un mois au cours de laquelle les configurations sont ajustées pour intégrer les spécificités propres à chaque client. Il faut compter en moyenne entre 1 et 3 jours pour mettre un RPA simple et fonctionnel en place.

Le RPA peut permettre d’obtenir des résultats très rapidement, par exemple :

Collecte

- Réduction du temps de collecte des factures fournisseurs : via plusieurs outils que nous utilisons, il est possible de récupérer automatiquement les factures des fournisseurs dans les espaces clients : il devient inutile de chercher un document sur des plates-formes. Le gain de temps mensuel est d’une heure en moyenne pour un set-up (en one shot) qui en dure autant. Il en est de même de la récupération des flux bancaires (plus classique) ;

- Réduction du temps de collecte et d’établissement des notes de frais par les salariés : pour les notes de frais des salariés, il est possible de leur attribuer des cartes de paiement réelles ou virtuelles (Spendesk ou Mooncard) afin de suivre (et maîtriser) plus facilement leurs dépenses et surtout de le relancer automatiquement afin d’obtenir toutes les factures. Il n’est par ailleurs plus nécessaire pour le salarié de compléter une note de frais sur excel. Le gain de temps est d’une heure par mois par salarié pour un set-up d’une journée.

Traitement comptable

- Réduction du temps de saisie des factures : un de nos client saisissait manuellement ces factures papiers. Le temps de saisie d’une facture dans son logiciel comptable était en moyenne de 1min20 (50 factures par heures). En 1 jour de paramétrage et après 10 jours d’apprentissage, nous sommes parvenus à réduire cette durée à 20 secondes pour les fournisseurs récurrents (80 % des flux). Le gain de temps dépend de la volumétrie mais il peut être considérable ;

- Réduction du temps passé sur les rapprochements bancaires : nous pouvons dans certains cas arriver en un simple clic à économiser 5 lignes d’écritures comptables (saisie factures et rapprochement bancaire). Là encore, le gain de temps dépend de la volumétrie mais il peut également être considérable.

Analyse & Restitution

- Réduction du temps d’établissement du reporting : bien souvent, les reportings sont établis sur excel avec une intégration (export / import) mensuelle des données comptables (balance ou grand-livre) et mise à jour des formules excel de l’ensemble des onglets (rajout des colonnes, modification des formules, etc.). Depuis plus d’un an, nous mettons en place des reportings dynamiques qui se mettent automatiquement à jour. Ils sont par ailleurs disponibles sur une appli et en ligne (plus besoin de les rechercher sur le réseau ou dans ses mails). La data visualisation est également beaucoup plus puissante que sur excel. Le set-up du reporting se situe autour de 3 jours pour un gain de temps mensuel du DAF de 0,5 jour.

Nous pouvons parfois être amenés à remplacer des pans entiers du système d’information d’une entreprise avec une solution adaptée. Quelle que soit la situation, nous trouvons les meilleurs outils à mettre en place pour simplifier et automatiser votre suivi financier. Pour cela, nous testons régulièrement de nouveaux outils dans notre « lab RPA ».

L’outil universel qui peut tout faire n’existe pas (encore). Notre savoir-faire se positionne précisément à cet endroit : nous adaptons chaque outil en fonction des besoins et de la situation de l’entreprise.

Pour résumer, le RPA avec Dafinity permet à une entreprise :

  • De consulter ses données financières en temps réel ;

  • De fluidifier ses process internes ;

  • De limiter son risque d’erreur ;

  • De limiter la perte de documents financiers ;

  • De réduire les coûts ;

  • De faciliter la recherche d’informations et de les partager plus rapidement.

Si vous avez des questions sur le RPA, n’hésitez pas à nous contacter.